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Kleine Tipps für große Meetings: So klappt die Notiz.

Meetings sollte man nicht so einfach über sich ergehen lassen. Damit möglichst viel hängen bleibt, sollten Mitschriften angefertigt werden. Doch natürlich bedarf es mehr als nur ein Notizbuch oder einer Schreibmappe, um eine Mitschrift zu verfassen. Das nötige Know-how muss her, um auch noch lange Zeit später nach dem Meeting etwas mit seinen Notizen anfangen zu können. In dem folgenden Artikel verraten wir Ihnen, was bei einem Meeting alles mitgeschrieben werden sollte, wie die Mitschrift aufgebaut sein sollte und wie Sie Ihre Notizen nach dem Meeting noch einmal überarbeiten sollten.

Was sollte in einem Meeting alles mitgeschrieben werden?

Um diese Frage zu beantworten, sollten wir zunächst einmal festhalten, was in einem Meeting NICHT festgehalten werden sollte. Und hierzu zählt wohl mit Abstand das gesprochene Wort. Selbst wenn dieses detailgetreu aufgeschrieben wird, wird es im Nachhinein wertlos sein, wenn hierzu der Kontext nicht mehr ersichtlich ist. Statt also Zitate festzuhalten, sollte man sich auf den Rahmen, d.h. den groben Zusammenhang des Gesprochenen beziehen. Auch ist es nicht wirklich sinnvoll, sich auf Einzelheiten zu versteifen. Stattdessen sollten die Kernthemen, d.h. die wichtigsten Informationen erfasst werden. Hierzu zählen:

1.) die Aufgabenverteilung: Wird in einem Meeting besprochen, wer wann was bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erledigen hat, ist dies unbedingt in die Mitschrift aufzunehmen. Hierzu kann man sich auch des einfachen Formats Personenname, Aufgabendetails und Fälligkeitsdatum bedienen.
2.) Entscheidungen: In einem Meeting wird nicht nur viel diskutiert. Am Ende steht auch immer eine Entscheidung im Raum. Wie genau diese aussieht, und wer dieser aus der Gruppe zugestimmt hat, sollte in der Mitschrift schriftlich festgehalten werden.
3.) Projektanforderungen: Einer Entscheidungsfindung steht meist eine hitzige Diskussion um Anforderungen voraus. Hierbei geht es darum, was es genau bedarf, um ein Projekt zu realisieren. Auch diese sollten genau mitgeschrieben werden.
4.) Diskussionspunkte: Die jeweiligen Standpunkte, die zu einer Entscheidung geführt haben, sollten dokumentiert werden. Erst recht, wenn noch ein Problem zu klären ist und darauf zu einem späteren Zeitpunkt zurückzukommen ist.
5.) Weniger ist mehr: Vor allem sollte bei einer Mitschrift nur das Wichtigste notiert werden. Hierzu gehören neben den Fakten, Entscheidungen, Kommentare und auch die anstehenden Aufgaben.

In unserem Blog finden Sie wertvolle Tipps rund um Büro, Schreibkultur und Schreibgeräte.

Wie sollte die Mitschrift aufgebaut sein?

Mitschriften sollten generell in lesbarer Handschrift verfasst werden und nur aus Stichwörtern, statt aus kompletten Sätzen bestehen. Hinsichtlich des Aufbaus der Mitschrift gibt es verschiedene Methoden, welche ihre Vor- und Nachteile mit sich bringen. Innerhalb der sogenannten "Cornell Methode" wird das Blatt durch Striche in drei Bereiche geteilt, sodass ein unsymmetrisches umgekehrtes T entsteht. Die linke Spalte wird für Fragen und Überschriften genutzt, während in der größeren rechten Spalte Stichpunkte aufgeschrieben werden. Die Ergebnisse des Meetings werden ganz unten zusammengefasst.

Statt der Cornell-Methode bietet sich auch die 3-Spalten-Methode an. Hierbei wird das Blatt gleichmäßig in drei Spalten aufgeteilt. Die linke Spalte stellt sozusagen das Inhaltsverzeichnis mit den Tagesordnungspunkten etc. dar. In der mittleren Spalte werden Fakten und Entscheidungen festgehalten, während in der rechten Spalte Platz für die eigenen Gedanken gelassen werden soll. Zum Beispiel kann hier eine Entscheidung oder ein Vorschlag bewertet werden.

Wie und warum sollte die Mitschrift nach dem Meeting noch einmal überarbeitet werden?

Um eine Mitschrift auch noch lange nach dem Meeting gebrauchen zu können, empfiehlt es sich, sich die Notizen nach der Konferenz noch einmal genau anzusehen. Anmerkungen, die bereits kurze Zeit nach dem Meeting nicht mehr wichtig erscheinen, können getrost gestrichen werden. Zur besseren Übersicht empfiehlt es sich außerdem Fakten, Entscheidungen, Kommentare und anstehende Aufgaben jeweils farblich zu markieren.

Hat man sich hinsichtlich des Aufbaus der Mitschrift für die Cornell-Methode entschieden, können die Überschriften auch erst nach der Durchsicht der Notizen, d.h. nach Beendigung des Meetings nachträglich eingeführt werden.

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